Wenn es soweit ist und man präsentiert auf einer Messe …
Präsentieren auf einer Messe ist eingentlich für die Präsentationsfortgeschrittenen, wobei der Alltag nicht immer die Zeit für Training offen lässt. Der Referent wird auf einer Messe einem besonders hohen Zeit- und Raumdruck ausgesetzt, weil:
1. Messeaussteller ihre Entscheidungen bezüglich der Ausstellung überprüfen (die Frage, ob Messestand mieten anstelle zu kaufen die optimale Lösung war, ist eine der Hundert Fragen, die dann sie beschäftigen) und gleichzeitig auf Kunden reagieren müssen.
2. Messebesucher möchten möglichst alles, was sie interessiert, sich ansehen, was natürlich kaum möglich ist.
Das heisst, man muss sich wirklich bemühen, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu gewinnen. Zumindest für ein paar Minuten. In solchem Kontext reicht eine sorgfältige Präsentationsvorbereitung leider nicht aus. Genauso wichtig ist ein rascher Umgang mit den aktuellen Begebenheiten, besonders mit den nicht einprogrammierten.
Ein Referent, der mit dem Chaos einer Messe umgehen kann, gewinnt immer die Aufmerksamkeit.
Wie man geteilte Aufmerksamkeit trainieren kann.
Sich auf mehrere, gut seien wir nicht zu anspruchsvoll, auf zwei Sachen gleichzeitig konzentrieren zu können – in dem Fall, der uns hier beschäftigt, sind das der Präsentationsvortrag und die Reaktion des Publikums, bedeutet …
… Anhaltspunkte, Kriterien, Signale zu haben, an denen sich geteilte Aufmerksamkeit orientiert. Und was genau genommen dabei passiert, ist nicht eine Teilung sondern Aufteilung der Kriterien, an denen wir uns orientieren, in eine Reihenfolge, in welcher man auf unterschiedliche Signale reagiert. Weil dann die Reaktion schnell stattfindet, kann es als geteilt oder sogar als simultan empfunden werden, wie zum Beispiel ein Referent, der die gestellten Fragen auf der Stelle beantwortet und anschließend mit dem Vortrag fortfahren kann und sich dabei unaufffällig auf einem Handzettel einen weiteren Termin notiert.
Auf dem Markt gibt es zahlreiche Angebote mit unterschiedlichsten Ansätzen und Übungen für geteilte Aufmerksamkeit. Im Folgenden finden Sie ein kurzes und kein einfaches Selbsttraining. Wenn Sie wollen, gehen Sie die Fragen durch und probieren Sie, alle nacheinander schnell zu beantworten:
Was machen Sie jetzt?
Was machen Sie jetzt nicht?
Wie kommen Sie darauf, was Sie jetzt machen?
Wie kommen Sie darauf, was Sie jetzt nicht machen?
Wie erkennen Sie, dass Sie jetzt etwas lernen?
Wie erkennen Sie, dass Sie jetzt nicht lernen?
Wie hören Sie damit auf, beim Durchlesen zu lernen?
Wie hören Sie damit auf, beim Durchlesen nicht zu lernen?
Ihr Feedbeck:
Wie ging es Ihnen bei diesen Fragen?
Wie ging es Ihnen bei diesen Fragen nicht?
Den oben gestellten Fragen liegen bestimmte Sprachmuster zugrunde, die Sie vielleicht kennen. Diese Selbstfragen basieren auf Diamond-Technik , bei der es darauf kommt, auf einer Sache, die einen Engpass, einen Stressauslöser darstellt, aus verschiedenen Perspektiven zu begegnen, um dadurch sie nicht mehr als Problem zu empfinden.
Für unser Thema – geteilte Aufmerksamkeit – ist diese Technik sehr interessant, indem sie durch einen ständigen Perspektivenwechsel bei den gestellten Fragen, unsere Aufmerksamkeit ebenso in Bewegung bringt. Vielleicht ist es Ihnen bei den Fragen beinahe schwindlich geworden oder Sie haben nicht weiter gelesen, weil Sie das zu dumm oder abgefahren fanden. In der Wirklichkeit war das eine Reaktion Ihrer Aufmerksamkeit, die an den Fragen herausgefordert wurde. Ein praktisches Beispiel für die Fähigkeit ist der Verkauf. Immer wenn ein Verkäufer Ihnen etwas verkaufen möchte, muß er in der Lage sein, seine Aufmerksamkeit zwischen Ihren Bedürfnissen und seinen eigenen Zielen zu welchseln.
Wenn Sie aber dann noch einmal und noch einmal die Fragen etwas langsamer durchgehen, merken Sie, dass Sie imstande sind, jedes Mal immer schneller und konkreter die Fragen zu beantworten – Ihre Aufmerksamkeit wird trainiert.
Und wenn Ihnen die Fragen langweilig werden, können Sie auf jede andere Situation umsteigen, die Ihnen schwerfällt, wie zum Beispiel eine Präsentation halten ….
Präsentieren wie in Trance?
Man muss nicht einmal in Leben etwas selbst präsentiert haben, um diesem Satz im Nu zustimmen zu können: “Die Persönlichkeit des Referenten ist das A und O einer erfolgreichen Präsentation.” Bevor wir uns aber jetzt auf die Persönlichkeitsweiterentwicklung & Co. auf der Suche nach dem Weg zu einer guten Präsentation hier weiter einlassen, machen wir es etwas einfacher (zumindest in der Darstellung ;o):
Mit dem Trance-Phänomen ist es schon so eine Sache: Man begeistert sich dafür und findet das eine absolute Erklärungs- und oft Umsetzungsunterstützung bei den stressgeladenen (=komplexen) Aufgaben. Oder man stempelt die Trance als Psycho-Geschwätz ab und dann liest diesen Beitrag gar nicht … Genauso zwiespältig sind die Trance – Begriffserklärungen. So möglich wie neutral kann man die Trance folgendermaßen beschreiben, dass es sich um einen Zustand handelt, in dem unsere Aufmerksamkeit sehr stark konzentriert und auf etwas fokussiert ist. Oder auf deutsch gesagt: Man ist ganz bei der Sache. Na ja, und es hängt vor allem von der Sache ab, was als Resultat von einem Trance-Zustand herauskommt. Abgesehen davon, dass jeder von uns ab und zu oder auch mehrmals sehr konzentriert auf etwas ist.
Und jetzt zurück zu unserem Thema: Vielleicht haben Sie auch schon einen Referenten in Trance erlebt, der so start in seine Präsentation eingestiegen ist, dass ihm regelmäßig abdampfende Zuhörer nichts ausmachen. Oder auch ein Publikum in Trance, vielleicht waren Sie ein Teil dieses Publikums – wenn Sie sich daran nicht erinnern können, dann sind Sie vermutlich während der Präsentation eingeschlafen.
Wenn nicht in Trance, dann ist wo der Referent, der einfach gut präsentieren kann? Unabhängig davon ob unbewusst oder durch das Anlernen, zeichnet einen erfolgreichen Referenten die Fähigkeit aus, während der Präsentation durchgehend zwischen einer nach innen (nach seiner Aufgabe Präsentation durchzuführen) und einer nach außen (nach dem Publikum) gerichteten Aufmerksamkeit zu wechseln, ohne dass es bei ihm eine Überanstrengung verursacht. Nur so kann er gleichzeitig engagiert seine Präsentation entwickeln und das Publikum in den Präsentationsverlauf mit einbeziehen.
Diese Fähigkeit, wie wir aus unserer Erfahrung wissen, wird nicht einfach so gegeben, daher stellt die Situation einer Präsentation eine nicht kleine Streßquelle, wie jede andere Situation, in der uns weder äußere noch innere Hinweisschilder zur Verfügung stellen. Zu Glück ist anlernbar, auch wenn nicht einfach … darüber schreiben wir auch mal
Mobil präsentieren
Mobile Präsentationssysteme haben wir bereits im Beitrag zum Präsentationsdesign auf der Messe erwähnt, wo es unter anderen um den wirtschaftlichen Aspekt der Präsentation ging.
Zuerst zur Begriffsklärung: Der Begriff mobile Präsentationssysteme ist dehnbar und umfasst sowohl wortwörtlich mobile Systeme, die auf den riesiegen Trucks aufgebaut und herumgefahren werden, als auch Faltdisplays, Rollups, Präsentationswänder und Prospektständer, die leicht = werkzeugfrei auf- und abgebaut sowie transportabel, gut zu verstauen, aber auch transportrobust durch die Ausfertigung aus hochwertigen Materialien wie Stahl, Aluminium, Kunststoffe sind.
Die Liste der Vorteile ist lang und lange noch nicht zu Ende: Die Funktionalität mobiler Systeme beschränkt nicht die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten, insbesondere im Fall der Aussteller, die mehrmals an Messen beteiligt sind und zwar wiedererkannt, aber nicht immer gleich erfahren werden wollen: Faltbare Teile lassen sich unterschiedlich aufstellen, unbegrenzt um weiteres Zubehör ergänzen, die Druckpaneele leicht austauschen, um eine aktuelle Werbebotschaft aufzubringen, wie beim Rollup Expand MediaScreen
Die Vorbereitung auf eine Präsentation während einer Messeteilnahme fängt meistens mit der Frage nach der optimalen Investitionshöhe an, die in der Praxis auf die Überlegung hinausläuft, einen Messestand kaufen und selbst aufbauen oder einen mieten. Entscheidend hierfür sind die Standfäche und die Zahl der geplanten Messeteilnahmen. Handelt es sich um eine kleine bis mittelgroße Standfläche bis zu etwa 40 Quadratmeter, werden die Messestände gemietet. Die großen, mehrmal benutzten Messestände werden gewöhnlich gekauft, was für den Aussteller noch weitere Fragen (und Kosten) nach Transport, Einlagerung, Nutzungsschäden mit sich bringt.
Handelt sich allgemein um Messestände, die mehrmals auf- und abgebaut werden sollten, werden wiederum mobile Präsentationssysteme gewählt, die wie oben genannt einerseits logistische Kapazitäten verschonen, andererseits einen individuellen Ausbau des Standes ermöglichen. Diese organisatorische Optimierung bereits in der Aufbauphase des Standes lässt die verstärkte Aufmerksamkeit auf das Hauptziel einer Messeteilnahmen richten – auf die Neukundenakquise. Die Gewinnung neuer Kunden während einer sehr intensiven Messezeit erfordert eine grundlegende Vorbereitung der auf dem Messestand eingesetzten Mitarbeiter auf zielgerichtete Gesprächsführung mit den Messebesuchern. Diese setzt voraus, dass das Personal eigene Produkte und Leistungen bestens kennt und diese kundenorientiert vorstellen kann. Ebenso wichtig ist die Fähigkeit, das Geschäftspotenzial der geführten Gespräche schnell feststellen zu können, die mit konkretisierenden Fragen nach Zielen und zur Verfügung stehenden Ressourcen herausgefiltert werden kann. Hiermit sind wir zum nächsten Punkt gekommen – zur Aufgaben und Vorbereitung des Referenten, worauf wir speziell im nächsten Beitrag eingehen.
Wie gestaltet man das Präsentationsdesign für einen Messeauftritt?
Ein der meist anspruchvollsten Präsentationsrahmen erwartet die Referenten auf der Messe. Egal, wie sorgfältig der eigene Auftritt vorbereitet wurde, eins ist sicher: Die anderen Referenten und Aussteller haben ebenso alles Mögliche und noch mehr unternommen, um mit ihrer Werbebotschaft durchzukommen. Ein interessantes Thema und übersichtliche Gliederung sind Selbstverständlichkeit.
Es kommt viel mehr auf das Erreichen der Aufmerksamkeitsschwelle der Zuhörer an und nur das kann den Erfolg der Präsentation sichern. Das geschieht vor allem auf dem visuellen Wege, auch wenn andere Reize wirkungsvoll eingesetzt werden können und sollen. Auf der Messe ist die Präsentation visuelle Werbung. Daher muss man bei jedem Präsentationsschritt und dazu gewählten Präsentationsdesign überprüfen, wie gut sichtbar die Werbebotschaft, für das Publikum ist, und zwar nach der Möglichkeit für das ganze Publikum, auch für die vorbeiströmenden Messebesucher, die man vielleicht noch herausfischen kann (Frage im Hinterkopf – “Was sieht jetzt gerade das Publikum?”).
Zusätzlich muss das Messedesign noch zwei weitere, neben dem übersättigten Präsentationsangebot, Besonderheiten berücksichtigen: Zum einen muss es sich an dem öffentlichen Erscheinungsbild des Ausstellers (Corporate Design) orientieren und seine Kommunikationsmittel exponieren, um die Wiedererkennbarkeit des Anbieters zu gewährleisten.
Zum anderen muss sich das Messedesign an den räumlichen und zeitlichen Rahmen der Messe anpassen, auf der auf einer sehr konzentrierten Fläche mehrere Designs präsentiert werden. Dem Aussteller, seinem Messestand und den gehaltenen Präsentationen stehen ein sehr beschränkter Raum und knappe Zeit zur Verfügung, daher werden Messestände und Präsentationsbühnen aus vorgefertigten Modulen zusammengebaut, die einen schnellen Auf- und Abbau ermöglichen und gleichzeitig die individuellen Kommunikationsmittel einsetzen lassen. Mobile Präsentationssysteme wie zum Beispiel ein Rollup-Display Expand QuickScreen, lassen sich in wenigen Sekunden aus einer Kassette aus- und einrollen, sowie ebenso schnell eine aktuelle Werbebotschaft einsetzen.
Die Gestaltung eines Messestandes unterscheidet zwischen vier Messezonen. Die äußerste Orientierungszone ist für die Kontaktaufnahme mit dem entlang strömenden Publikum entscheidend, das je nachdem, ob seine Aufmerksamkeit geweckt wurde, sich entscheidet, den Stand zu besuchen und die zweite Präsentationszone zu betreten, wo ihm ausführliche Informationen, Broschüren und eine Präsentation angeboten werden können. Im hinteren Bereich größerer Messestände befinden sich eine Besprechungszone, die Verhandlungsgespräche mit kaufinteressierten Besuchern ungestört führen lässt und eine Funktionszone mit Küche, Garderobe und Lagermöglichkeiten. Das Design der zwei äußeren Zonen muss den davor genannten Erwartungen gerecht werden – das Corporate Design nach Außen transportieren, auffallen und leicht handzuhaben sein.
Wie gut war eine Präsentation, bei der man sich genau an ihre Aufmachung und nicht ganz ganau an die Inhalte erinnern kann? – ein Erfahrungsbericht
Diese Frage habe ich mir gestellt, als ich diesen Beitrag geschrieben hatte. Vom Anfang an: Die Veranstaltung war ein der Absolventenevents in einer noblen Umgebung, die bereits Aura der zukünftigen Arbeitsumwelt kräftig ausstrahlte. Viele mehr und weniger informationshungrige Teilnehmerinnen und selbstverständlich ein voll gepacktes Programm. Und dann diese eine Präsentation, bei der es um die Zeitarbeit ging. So ungefähr.
Dem Präsentationsthema gerecht – es geht um die knappe Zeit auf dem Arbeitsmarkt, in die Arbeitskräfte hineinschlüpfen müssen, wurde schnell ein Display-Rahmen, ein Nomadic Instand im Hintergrund aufgebaut. Die Referentin lies auf sich nicht warten und hatte an der Stelle einen direkten Kontakt zum Publikum mit der Bemerkung aufgenommen, sie habe nicht so genau gewusst, was sie für so ein Event und sein Publikum anziehen soll. Die präsentierte „Authentizität“ ist immer ein gewagter Schritt und kann leicht schiefgehen. In dem Fall ist der Referentin doch gelungen, die Aufmerksamkeit sofort zu gewinnen, weil kein der bisherigen Referenten so dirket das Publikum ansprach, sondern in die Gliederung seiner Präsentation einstieg.
Dann ging es gleich los: Die Referentin offenbarte, sie werde jetzt uns herunterputzen und zeigen, wie aussichtslos unsere Situation ist, um dann “uns beim Aufstehen die Hand zu reichen”. Wie toll lassen sich überhaupt noch die Schon-Bald-Absolventen aufhetzen, geschweige denn herunterputzen, nachdem sie aus dem Bekanntenkreis von 200 Hundert vergeblich verschickten Bewerbungen hörten, kurz vor den Abschlussprüfungen stehen und nur ungerne zum Prüfungsamt gehen? Ein nächster mutiger Präsentationsschritt – so ein Szenario auf „American Dream“von ganz unten noch oben auf der steilen Karriereleiter – aufzubauen.
Dem, dass die Lage schlecht und berufliche Einstiegschancen eher bescheiden sind, konnten alle leicht zustimmen. Die Zeitarbeit als eine arbeitsmarktgemäße Alternative schien hier eine rationale auch wenn nicht erfreuliche Lösung: Es bietet eben keinen Aufstiegsweg nach ganz oben, es erwartet uns viel harte Arbeit und viel Abhängigkeit. Dafür wird aber das mühsame Bewerbungsgeschäft abgenommen. Die Referentin hatte alle Nachteile genannt, die sicherlich dann als Rückfragen kämen. So hielt sich das anfängliche Herunterputzen in einem gesunden Ausgleich zum Unterbreiten vom Angebot. Beide nicht zu extrem.
Weiter informieren konnten wir uns natürlich auch, unsere CVs einreichen, falls man nicht zu abgeschreckt war. Gut so, habe ich auch gedacht. Vielleicht haben sich anschließend nicht so viele zu weiterem Gespräch mit der Referentin wie nach den “netteren” Vorträgen angestellt. Denjenigen, die sich aber dann meldeten, wurde durch die Präsentation eine konkrete Orientierungshilfe gegeben. Die Performanz war für viele zu direkt, habe ich mitbekommen.
Ich bin ebenso nicht zu der Referentin hingegangen. Aber von der Performanz sehr angetan.
Die Präsentation lief gut, nur es geschah danach nicht viel … wie löst man durch die Präsentation eine Action heraus?
Wenn in einer absehbaren Zeit nach der gehaltenen Präsentation kein Output kommt, lief doch etwas schief. Was genau denn bitte?
Spontan fallen hier sicherlich viele Ideen ein: “Langweilig, zu lange, zu schnell, zu kurz, nicht auf den Punkt gebracht, kein Aha-Effekt … ”Um einen Überblick über die möglichen Gründe zu gewinnen, wagen wir uns an das zuletzt viel kritisierte AIDA-Modell und nehmen wir an, dass eine erfolgreiche Präsentation ihre Wirkung ähnlich wie ein erfolgreiches Verkaufsgespräch entfalten kann, wenn die Zuhörer ihr die Aufmerksamkeit (Attention) schenken und die vorgestellten Inhalte mit Interesse (Interest) wietere 20-30 Minuten verfolgen. Dabei finden sie einige Punkte so gut nachvollziehbar oder so begehrenswert (Desire), dass sie sich auch zu einer Entscheidung (Action) bewegen lassen.
Welche Fehler kann man dabei machen?
Fehler I: Voller Technik, voller Langeweile.
Die Teilnahme an der Präsentation und die blosse Anwesenheit des Publikums bedeuten noch nicht automatisch seine Aufmerksamkeit. Wie immer auch die Fragestellung aktuell sein mag, kann die Präsentation schnell unterkommen, indem sie die volle Aufmerksamkeit auf das Medium – die eingesetzte Präsentationstechnik lenkt und diese wird immer im besten Fall als vergleichbar mit der Technik anderer Präsentationen (der Konkurrenz) sein, wenn nicht abschreckend, wie zum Beispiel durch zu viele, nacheinander aufgeblendete Informationen. Heisst das, kein Powerpoint, kein Beamer, kein Overhead-Projektor mehr?
Wo es darauf ankommt, sich zu unterscheiden, aufzufallen, Aufmerksamkeit zu gewinnen, bieten sich solche Medien an, welche die Botschaft der Präsentation hervorheben und nicht auf sich selbst die volle Aufmerksamkeit lenken. Flippcharts, Pinnwänder, die man während der Präsentation beschreibt oder eine Präsentationswand Expand 2000 im Hintergrund lassen die Präsentationsinhalte visualisieren und parallel mit dem Präsentationsverlauf verfolgen.
Fehler II: Das Publikum hinter den sieben Bergen versteckt.
Ein interessantes Thema kann kaum das Interesse beim Publikum erwecken, wenn es schwer verständlich (weil mit dem Gesicht zur Leinwand gehalten) oder abgehoben vorgestellt wird. Setzen wir uns in das Publikum hinein, soll nicht so schwerfallen, das uns mindestens 15 Minuten lang aktiv zuhören und verstehen soll. Eine Einführung in den Präsentationsgang am Anfang wird hier eine unverzichtbare Hilfe für das Publikum sein: Alles, was uns die Aufnahme von Informationen erleichert, stimmt uns sehr positiv dem Vorgestellten gegenüber ein. Wenn zusätzlich durch das Herbeiführen von gut für die Zuhörer nachvollziehbaren Beispielen das Publikum in den Gang der Präsentation engagiert, kann man von seinem Interesse für das vorgestellte Thema ausgehen: Interessant, weil es auch das Publikum betrifft. Bei der Vorbereitung der Präsentation ist daher immer zu überlegen, wie gut man sein Publikum kennt und wie konkret anhand dieses Wissens die Zuhörer angesprochen werden können.
Eine besondere Herausforderung stellt der Umgang mit den Fragen um: Die Aufgabe einer guten Präsentationsvorbereitung ist, mögliche Verständnisfragen durch einen klaren Präsentationsaufbau wegzuräumen. Sollten die jedoch während der Präsentation aufkommen, müssen sie auch beantwortet werden. Diesem Punkt werden wir einen weiteren Beitrag auf unserem Blog widmen.
Fehler III: Keine Zielsetzung.
Erfolgreiche Präsentation kann den Zuhörern als Entscheidungsgrundlage dienen. Dazu ist es notwendig, dass die beabsichtigte Entscheidung sorgfältig in den Präsentationsgang integriert wird. Um eine Handlung herauszulösen, reicht es nicht aus, das Interesse aufzubauen. Kann das Publikum jeden Präsentationsschritt gut nachvollziehen, wird es sich fragen: “Was weiter? Was muss ich jetzt machen?” Kommt an der Stelle ein klarer Hinweis (Anmeldungsmöglichkeiten, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Terminvereinbarung, Produktbestellung, Projektgenehmigung …), wird der ernsthaft interessierte Teil des Publikums diesem folgen. Ein konkreter und schnell erreichbarer Handlungsrahmen lässt das Publikum sofort reagieren. Die Chance, dass sich die Zuhörer später bewegen lassen, wird immer geringer – es warten nächste Präsentationen auf sie …
